I. Ogólne informacje
Niniejsza Polityka została wydana przez: ROOM ESCAPE S.C., ul. Floriana Ceynowy 46, 81-253 Gdynia,
NIP: 9581668105, REGON: 360754094 i jest adresowana do wszystkich użytkowników (dalej:
„Użytkownicy”) naszej strony internetowej (dalej: „Strona”). Definicje użyte w niniejszej Polityce
zostały wyjaśnione w punkcie XIII poniżej.
Administratorem Danych jest ROOM ESCAPE S.C. z siedzibą w Gdyni. Dane kontaktowe
Administratora zostały podane w Punkcie XII poniżej.
Niniejsza Polityka może być zmieniana i aktualizowana, aby uwzględniać zmiany w praktykach
związanych z Przetwarzaniem Danych Osobowych przez Administratora lub zmiany przepisów prawa
powszechnie obowiązującego. Zachęcamy do uważnego zapoznania się z niniejszą Polityką i
regularnego sprawdzania tej strony w celu weryfikacji zmian, które Administrator może wprowadzić
zgodnie z postanowieniami niniejszej Polityki.
II. Przetwarzanie Danych Osobowych Użytkowników
Pozyskiwanie Danych Osobowych: Administrator może pozyskiwać Dane Osobowe Użytkowników,
takie jak: imię, nazwisko, adres i dane kontaktowe, w tym adres e-mail, numer telefonu, jak również
stanowisko, dane firmy. Administrator może pozyskać Dane Osobowe Użytkowników, w
szczególności, w następujących przypadkach:
– podania Danych Osobowych przez Użytkowników (np. kontakt mailowy, telefoniczny, przez
formularz lub w jakikolwiek inny sposób).
– pozyskania Danych Osobowych od podmiotów trzecich (np. od kontrahentów, od
pośredników finansowych, od podmiotów egzekwujących prawo, w tym organów
administracji lub sądów, itp.).
– pozyskania lub poproszenia Użytkowników o podanie Danych Osobowych Użytkowników,
podczas wizyt Użytkowników na stronach Administratora lub używania jakichkolwiek funkcji
lub zasobów dostępnych na lub poprzez Stronę. Kiedy Użytkownicy odwiedzają Stronę,
urządzenia i przeglądarki Użytkowników mogą automatycznie udostępniać pewne informacje
(takie jak typ urządzenia, system operacyjny, typ przeglądarki, ustawienia przeglądarki, adres
IP, ustawienia językowe, daty i pory łączenia się ze Stroną i inne informacje techniczne
odnośnie komunikacji), niektóre z nich mogą stanowić Dane Osobowe. Podczas wizyty na
Stronie żadne Dane Osobowe Użytkowników nie będą przechowywane przez Administratora,
bez wcześniejszej, wyraźnej zgody Użytkowników. Jednakże tymczasowe przechowywanie
plików dziennika i plików cookies ułatwia korzystanie z naszej Strony. Z tej przyczyny
Użytkownicy proszeni są o wyrażenie na to zgody na naszej Stronie. Udzielenie w/w zgody
jest fakultatywne i nie wpływa na możliwość korzystania ze Strony. W niektórych
przypadkach bez udzielenia takiej zgody możliwość korzystania z naszej Strony może być w
pewnym stopniu ograniczona.
Przetwarzane Dane Osobowe: Kategorie Danych Osobowych Użytkowników Przetwarzanych przez
Administratora może, w szczególności, zawierać:
– Dane personalne: imię (imiona), nazwisko (nazwiska), używane imię.
Safeguard Consulting Karolina Sybilska
karolina.sybilska@odosc.pl
502 431 288
www.odosc.pl
– Dane kontaktowe: adres dostawy, adres firmy (pracodawcy), numer telefonu, , adres e-mail.
– Treści komunikatów: wszystkie komunikaty, zapytania, wypowiedzi, poglądy i opinie na nasz
temat, przesłane przez Użytkowników lub opublikowane w mediach społecznościowych lub
za pośrednictwem Strony.
Podstawy prawne Przetwarzania Danych Osobowych: Podczas Przetwarzania Danych Osobowych
Użytkowników w celach wskazanych w niniejszej Polityce, Administrator może powołać się na jedną
lub więcej z poniższych podstaw prawnych, zależnie od okoliczności:
– Przetwarzanie następuje na podstawie uprzedniej dobrowolnej, konkretnej, świadomej i
jednoznacznej zgody Użytkownika na Przetwarzanie;
– Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, którą Użytkownik zawarł lub zamierza
zawrzeć z Administratorem;
– Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na
Administratorze;
– Przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów jakiejkolwiek osoby fizycznej;
– Przetwarzanie jest niezbędne w celu zarządzania, prowadzenia i promowania działalności
Administratora i nie powoduje uszczerbku dla interesów ani fundamentalnych praw i
wolności Użytkownika.
Cele Przetwarzania Danych Osobowych: Cele, w jakich Administrator może przetwarzać Dane
Osobowe Użytkowników, są następujące:
– Strona Administratora: prowadzenie i zarządzanie naszą Stroną, prezentowanie jej treści;
publikowanie informacji promocyjnych i marketingowych; komunikacja i kontakty z
Użytkownikami, pracownikami i kontrahentami, a także potencjalnymi pracownikami lub
współpracownikami, poprzez naszą Stronę.
– Oferowanie Użytkownikom produktów i usług Administratora: prezentowanie naszej Strony i
innych usług; komunikacja związana z usługami Administratora.
– Komunikacja i operacje IT: zarządzanie systemami komunikacji, działanie w celach
bezpieczeństwa IT oraz audyty bezpieczeństwa IT.
– Wystawianie dokumentów księgowych
III. Udostępnianie Danych Osobowych podmiotom trzecim
Administrator może udostępniać Dane Osobowe Użytkowników:
– Organom administracji lub sądowym, na ich prośbę, w celu informowania o faktycznym lub
podejrzewanym naruszeniu obowiązującego prawa;
– Osobom przeprowadzającym audyty, prawnikom, agencjom PR, kontrahentom wykonującym
czynności serwisowe z uwzględnieniem obowiązku zachowania poufności wynikającego z
umowy lub obciążającego te podmioty z mocy prawa;
– Podmiotom trzecim przetwarzającym powierzone dane w imieniu Administratora niezależnie
od miejsca ich siedziby, zgodnie z wymogami zawartymi w niniejszym punkcie poniżej;
– Jakiemukolwiek podmiotowi właściwemu do celów zapobiegania, śledztwa, wykrycia lub
oskarżenia o czyny zabronione lub wykonania środków karnych, włączając zabezpieczanie
i przeciwdziałanie zagrożeniom bezpieczeństwa publicznego;
Niezależnie od powyższego, Strona może używać wtyczek lub treści prezentowanych przez podmioty
trzecie. Jeśli Użytkownicy zdecydują się z nich skorzystać, Dane Osobowe Użytkowników mogą być
Safeguard Consulting Karolina Sybilska
karolina.sybilska@odosc.pl
502 431 288
www.odosc.pl
udostępniane podmiotom trzecim lub platformom społecznościowym. Administrator niniejszym
rekomenduje zapoznanie się z polityką prywatności podmiotu trzeciego przed skorzystaniem z jego
wtyczek lub treści.
Obecnie na naszych stronach wykorzystujemy przekierowania do następujących portali
społecznościowych: Facebook, Trip Advisor, Google+.
Jeżeli zaangażujemy podmiot trzeci do Przetwarzania Danych Osobowych Użytkowników, zgodnie z
zawartą z takim podmiotem umową powierzenia przetwarzania, Podmiot przetwarzający będzie
zobowiązany do: (i) Przetwarzania wyłącznie Danych Osobowych wskazanych w uprzednich,
pisemnych poleceniach Administratora; oraz (ii) zastosowania wszelkich środków ochrony poufności
i bezpieczeństwa Danych Osobowych i zapewnienia przestrzegania wszystkich innych wymogów
prawa powszechnie obowiązującego.
Podmiotem przetwarzającym Dane Osobowe Użytkowników pozyskiwanych za pośrednictwem
Strony są firmy: Fopen.pl, Vipserver, Google, będące twórcami tej Strony, a także świadczące na rzecz
Administratora usługi wsparcia technicznego w związku z użytkowaniem Strony. Podmiot ten
przechowuje i przetwarza Dane Osobowe Użytkowników pozyskane w trakcie użytkowania Strony
przez Użytkowników. Podmiot przetwarzający zapewnia pełne bezpieczeństwo Danych Osobowych
Użytkowników poprzez stosowanie odpowiednich i najnowszych środków technicznych i
organizacyjnych. Podmiot przetwarzający nie może wykorzystywać udostępnianych mu Danych
Osobowych Użytkowników do celów innych niż cele, dla których zostały mu powierzone przez
Administratora. Administrator zawarł z Podmiotem przetwarzającym umowę powierzenia
przetwarzania danych osobowych, na podstawie której podmiot ten został zobowiązany do
przestrzegania wymagań dotyczących ochrony Danych Osobowych Użytkowników.
IV. Międzynarodowy transfer Danych Osobowych
Na chwilę obecną Administrator nie przekazuje i nie zamierza przekazywać żadnych Danych
Osobowych Użytkowników do państw trzecich, niebędących członkami Unii Europejskiej ani do
organizacji międzynarodowych. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, niniejsza Polityka zostanie
zmodyfikowana, a przekazywanie Danych Osobowych Użytkowników będzie mogło nastąpić jedynie
na podstawie standardowych postanowień umownych, które Administrator wdroży przed
dokonaniem transferu takich Danych Osobowych. W takim przypadku Użytkownicy będą uprawnieni
do zażądania kopii stosowanych przez Administratora standardowych postanowień umownych,
korzystając z danych kontaktowych wskazanych w punkcie XII poniżej.
V. Ochrona Danych
Administrator informuje, iż wdrożył odpowiednie techniczne i organizacyjne środki ochrony w celu
ochrony Danych Osobowych, w szczególności obejmujące zabezpieczenia przeciwko przypadkowemu
lub bezprawnemu zniszczeniu, utracie, zmianie, nieuprawnionej publikacji, nieuprawnionemu
dostępowi oraz innym bezprawnym i nieautoryzowanym formom Przetwarzania, zgodnie z
obowiązującym prawem.
Administrator nie odpowiada za działania lub zaniechania Użytkowników. Użytkownicy są
odpowiedzialni za upewnienie się, że wszystkie Dane Osobowe są przesyłane do Administratora
w sposób bezpieczny.
VI. Dokładność Danych
Safeguard Consulting Karolina Sybilska
karolina.sybilska@odosc.pl
502 431 288
www.odosc.pl
Administrator podejmuje wszelkie adekwatne środki, aby upewnić się, że:
– Dane Osobowe Użytkowników, które Przetwarza Administrator są dokładne i jeżeli jest to
konieczne, aktualne; oraz
– Wszystkie Dane Osobowe Użytkowników, które Przetwarza Administrator, a które są błędne
(mając na uwadze cel, w jakim są Przetwarzane) będą usuwane lub poprawiane bez zbędnej
zwłoki.
Administrator, w każdej chwili, może zapytać Użytkowników o dokładność Przetwarzanych Danych
Osobowych.
VII. Minimalizacja zakresu Danych
Administrator podejmuje wszelkie adekwatne środki, aby upewnić się, że zakres Danych Osobowych
Użytkowników, które Przetwarza jest ograniczony do Danych Osobowych adekwatnie wymaganych w
celach wskazanych w niniejszej Polityce.
VIII. Przechowywanie Danych
Kryteria determinujące długość trwania okresu, w którym Administrator przechowuje Dane Osobowe
Użytkowników są następujące: Administrator przechowuje kopie Danych Osobowych Użytkowników
w formie pozwalającej na identyfikację, tylko tak długo, jak jest to konieczne dla osiągniecia celów
wskazanych w niniejszej Polityce, chyba że przepisy prawa powszechnie obowiązującego wymagają
dłuższego okresu przechowywania Danych Osobowych. Administrator może, w szczególności,
przechowywać Dane Osobowe Użytkowników przez cały okres konieczny do ustalenia, skorzystania
lub obrony roszczeń.
IX. Prawa Użytkowników
Zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, względem Danych Osobowych
Użytkowników, które są Przetwarzane przez Administratora, Użytkownikom przysługują następujące
uprawnienia:
– prawo dostępu do danych osobowych;
– prawo do sprostowania danych osobowych;
– prawo do usunięcia danych osobowych;
– prawo do ograniczania przetwarzania danych osobowych;
– prawo do przenoszenia danych osobowych;
– prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
– prawo do niepodlegania decyzji polegającej na zautomatyzowanym przetwarzaniu.
Jeżeli Przetwarzanie Danych Osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej przez Użytkowników
zgody, Użytkownikom przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na
zgodność z prawem Przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
W przypadku nieprawidłowego Przetwarzania Danych Osobowych, Użytkownikom przysługuje
prawo do wniesienia skargi do państwowego organu nadzorczego do spraw ochrony danych, czyli do
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Powyższe nie ma wpływu na prawa Użytkowników wynikające z ustaw lub innych przepisów prawa
powszechnie obowiązującego.
Safeguard Consulting Karolina Sybilska
karolina.sybilska@odosc.pl
502 431 288
www.odosc.pl
Aby skorzystać z jednego lub więcej uprawnień lub zapytać o te uprawnienia lub jakiekolwiek inne
postanowienia niniejszej Polityki lub o Przetwarzanie Danych Osobowych Użytkowników, prosimy
o kontakt, używając danych kontaktowych wskazanych w punkcie XII poniżej.
X. Pliki cookies (ciasteczka)
Plik cookie (ciasteczko) jest małym plikiem umieszczanym w urządzeniu Użytkownika podczas wizyty
na stronie internetowej (również na naszej Stronie). Rejestruje ono informacje o urządzeniu,
przeglądarce, a w niektórych przypadkach, także o preferencjach i typowych czynnościach, których
dokonują Użytkownicy przy przeglądaniu strony internetowych. Administrator może Przetwarzać
Dane Osobowe Użytkowników poprzez technologię Cookie, zgodnie z Polityką Cookies
Administratora.
XI. Newsletter
W przypadku, gdy Użytkownicy udzielą dobrowolnej, konkretnej, świadomej i jednoznacznej zgody na
otrzymywanie newslettera Administratora, Administrator może przesyłać do Użytkowników
elektroniczny newsletter z informacjami dla celów promocyjnych i informacyjnych. Dane Osobowe
przekazane Administratorowi w związku z subskrybowaniem newslettera będą wykorzystywane
wyłącznie dla celów przesyłania newslettera. W każdej chwili Użytkownicy mogą zrezygnować z
subskrybcji newslettera poprzez skorzystanie z opcji rezygnacji zawartej w newsletterze, korzystając z
linku opt-out znajdującego się w stopce wiadomości mailowej lub kontaktując się w inny sposób z
Administratorem.
Otrzymane od Użytkowników Dane Osobowe będziemy przechowywać wyłącznie w powyższym celu i
przez okres, przez jaki Użytkownicy subskrybują newsletter oraz dopóki Użytkownicy nie wycofają
swojej zgody na subskrybcję newslettera.
Newsletter jest dystrybuowany przez Freshmail – podmiot ten przetwarza Dane Osobowe
Użytkowników w imieniu Administratora. Podmiot przetwarzający również zapewnia pełne
bezpieczeństwo Danych Osobowych Użytkowników poprzez stosowanie odpowiednich i najnowszych
środków technicznych i organizacyjnych. Podmiot ten przechowuje i przetwarza Dane Osobowe
Użytkowników pozyskane w procesie rejestracji, tzn.: adres e-mail oraz, jeżeli dotyczy, adres IP i dane
subskrybcji newslettera. Podmiot przetwarzający nie może wykorzystywać przekazanych mu Danych
Osobowych Użytkowników do celów innych niż cele, dla których je otrzymał. Administrator zawarł
z Podmiotem przetwarzającym umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, na podstawie
której podmiot ten został zobowiązany do przestrzegania wymagań dotyczących ochrony Danych
Osobowych Użytkowników.
Przekazywanie Danych Osobowych Użytkowników związane z otrzymywaniem newslettera nie jest
wymagane ani ze względów prawnych, ani umownych, nie jest również wymagane dla zawarcia
żadnej umowy. Zatem przekazanie tych danych lub wyrażenie zgody na otrzymywanie newslettera
nie jest dla Użytkowników obowiązkowe. Podstawę prawną do otrzymywania newslettera stanowi
wyłącznie wyrażona przez Użytkownicy zgoda (art. 6 punkt 1 lit. a ogólnego rozporządzenia o
ochronie danych). W przypadku braku takiej zgody – newsletter nie będzie wysyłany.
XII. Dane kontaktowe
Safeguard Consulting Karolina Sybilska
karolina.sybilska@odosc.pl
502 431 288
www.odosc.pl
W przypadku jakichkolwiek pytań, wątpliwości lub komentarzy dotyczących informacjom zawartym
w niniejszej Polityce lub innych kwestii związanych z Przetwarzaniem Danych Osobowych
Użytkowników przez Administratora, w tym w celu realizacji uprawnień, o których mowa w punkcie
IX niniejszej Polityki, prosimy o kontakt z:
Administratorem Danych Osobowych jest : ROOM ESCAPE S.C., ul. Floriana Ceynowy 46, 81-253
Gdynia, NIP: 9581668105, REGON: 360754094, e-mail: info@roomescape.pl
Inspektorem Ochrony Danych jest Pani Karolina Sybilska: iod@odosc.pl
XIII. Definicje
– Administrator oznacza jednostkę, która decyduje, jak i w jakich celach Przetwarzane są Dane
Osobowe. Administrator jest odpowiedzialny za zgodność przetwarzania z obowiązującym
prawem dotyczącym ochrony danych.
– Dane Osobowe oznacza wszelkie informacje o jakiejkolwiek zidentyfikowanej osobie
fizycznej lub osobie fizycznej, która jest możliwa do zidentyfikowania. Przykłady Danych
Osobowych, które Administrator może przetwarzać zostały wymienione w punkcie II
powyżej.
– Przetwarzać, Przetwarzanie lub Przetworzone oznacza wszelkie działania związane z Danymi
Osobowymi, dokonane w sposób zautomatyzowany lub nie, takie jak: pozyskiwanie,
nagrywanie, organizowanie, strukturyzowanie, przechowywanie, adaptowanie lub
zmienianie, odzyskiwanie, konsultowanie, używanie, udostępnianie poprzez transmisję,
rozpowszechnianie lub udostępnianie w jakikolwiek inny sposób, porządkowanie lub
łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
– Podmiot przetwarzający oznacza jakąkolwiek osobę lub jednostkę, która Przetwarza Dane
Osobowe w imieniu Administratora (inną niż pracownik Administratora).
